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Einführung des neuen Bibliothekssystems Alma | FAQs

Auf dieser Seite finden Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen zum neuen Bibliothekssystems Alma.

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Was ist Alma?

Die Universitätsbibliothek und die Fachbibliotheken der TU arbeiten seit dem 14.12.2016 mit dem neuen System Alma der Firma Ex Libris. Alma ist eine cloudbasierte Bibliothekssoftware, mit der alle Abläufe – von der Erwerbung über die Katalogisierung bis hin zur Ausleihverbuchung – verwaltet werden können. Die Umstellung auf eine neue Software unternehmen die TU-Bibliotheken gemeinsam mit den anderen Berliner Universitätsbibliotheken: der Freien Universität, der Humboldt-Universität und der Universität der Künste. Mit der UdK betreibt die UB der TU eine gemeinsame Alma-Instanz.

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Warum wechseln die TU-Bibliotheken zu Alma?

In den Bereichen der Medienbereitstellung und des Informationsaustauschs gab es in den letzten Jahren bahnbrechende Veränderungen, die große Auswirkungen auf die Arbeitsprozesse innerhalb von Bibliotheken haben.

Das neue System Alma verspricht eine optimale Unterstützung der geänderten Arbeitsabläufe sowohl für gedruckte wie auch elektronische Medien, eine Entlastung von Aufgaben, die ausgelagert werden können und einen reduzierten technischen Betreuungsaufwand. Perspektivisch bietet Alma Möglichkeiten zur engeren Zusammenarbeit mit anderen Bibliotheken in einer gemeinsamen Alma-Netzwerkzone.

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Ist der Datenschutz in der „Cloud“ gewährleistet?

Die personenbezogenen Daten unserer Nutzerinnen und Nutzer zu schützen, ist uns sehr wichtig. Daher haben wir die Datenschutzbeauftragte der TU in die vertraglichen Vereinbarungen mit der Software-Firma einbezogen. Die Verträge haben auf Grundlage der geltenden Datenschutzregelungen ein hohes Schutzniveau. Darüber hinaus haben wir auf der Grundlage der BSI-Richtlinien für Cloud Computing ein umfassendes Sicherheitskonzept erstellt, dem die Datenschutzbeauftragte der TU Berlin und der Berliner Datenschutzbeauftragte wie auch der Personalrat der TU Berlin zugestimmt haben.

Die Hard- und Softwareplattform, auf der die datenschutzrechtlich relevanten, personenbezogenen Daten verarbeitet und gespeichert werden, befindet sich in Amsterdam und somit im europäischen Rechtsraum.

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Welche Änderungen gibt es während der Umstellungsphase?

Unser Ziel ist es, die Service-Einschränkungen möglichst gering zu halten. So können Sie unsere Angebote auch während der Phase der Softwareumstellung weitgehend nutzen. Die Bibliothek bleibt während des gesamten Umstellungsprozesses geöffnet und das Wissensportal Primo steht Ihnen durchgängig zur Verfügung. Folgende Einschränkungen lassen sich allerdings nicht vermeiden:

  • Verkürzte Öffnungszeiten bis 30. Dezember 2016
    Vom 17.10. bis zum 30.12.2016 gelten verkürzte Öffnungszeiten, damit wir für Sie die  Bibliotheksservices weitgehend gewährleisten und Sie während der Übergangsphase kompetent unterstützen können.

    Nähere Informationen zu den Öffnungszeiten

  • Alle Vormerkungen auf Medien im alten Bibliothekssystem wurden gelöscht
    Sollten Sie im alten System ausgeliehene Bücher vorgemerkt haben, wurden diese Vormerkungen mit der Umstellung am 14.12.2016 gelöscht. Bitte merken Sie die gewünschten Titel ggf. erneut vor

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Welche dauerhaften Änderungen gibt es nach der Umstellung?

Durch die Umstellung wird es ab dem 14.12.2016 folgende Änderungen geben:

  • Anmeldung in Ihrem Bibliothekskonto
    TU-Studierende melden sich ab dem 14.12.2016 im Wissensportal Primo mit ihrem tubIT-Account an.
    Für die Ausleihe von Medien an den Ausleihautomaten bleibt jedoch die bisherige Kennung erhalten (voreingestellt war hier die Postleitzahl). Achtung: wenn Sie erst nach Mitte November 2016 neu immatrikuliert wurden, besitzen Sie noch keine Kennung für die Ausleihautomaten und müssen diese in Ihrem Bibliothekskonto unter mein Konto, persönliche Einstellungen nachtragen.

    UdK-Angehörige, Externe und Mitarbeitende melden sich mit der Bibliotheksausweisnummer und dem Passwort (Postleitzahl) an.

    Nutzer/Nutzerinnen ohne Bibliotheksausweis wählen für Bestellungen in den Lesesaal als User-ID: TU1 und als Passwort: 10623.

  • E-Mail-Adressen
    Für TU-Studierende gilt: Sie erhalten Bibliotheksinformationen ab dem 14.12.2016 nur noch an Ihre offizielle TU-E-Mail-Adresse. Andere E-Mail-Adressen werden zukünftig überschrieben.

    Für alle anderen gilt: bitte tragen Sie Ihre E-Mail-Adresse über mein Konto, persönliche Einstellungen ein (falls noch nicht geschehen).

  • Verlängerung der Leihfristen
    Die reguläre Ausleihfrist beträgt 28 Tage. Innerhalb dieser Leihfrist können Medien nicht durch Vormerkungen zurückgefordert werden. Sie können Ihre Leihfristen beliebig oft verlängern bis maximal 180 Tage erreicht sind. Verlängerungen sind nicht möglich, wenn das Medium vorgemerkt wurde oder Ihr Konto gesperrt ist. 

  • Geänderte Leihfristen in der BB Architektur
    Ab dem 14.12.2016 gelten geänderte Leihfristen für die Medien der Bereichsbibliothek Architektur und  Kunstwissenschaft. Die bisherigen Kurzausleihen (7 Tage) und die Medien mit regulärer Ausleihfrist von 28 Tagen sind künftig 14 Tage ausleihbar. Die Bände der Lehrbuchsammlung bleiben weiter 28 Tage ausleihbar.

    Sie können Ihre Leihfristen beliebig oft verlängern bis maximal  180 Tage erreicht sind. Verlängerungen sind nicht möglich, wenn das Medium vorgemerkt wurde oder Ihr Konto gesperrt ist. Innerhalb der Leihfrist der ersten 14 Tage können Medien nicht durch Vormerkungen zurückgefordert werden.

  • RSS-Feeds
    Leider können wir mit dem neuen Bibliothekssystem die Benachrichtigung über Neuerwerbungen der TU-Bibliotheken vorerst nicht mehr als RSS-Feeds anbieten. Auch Suchanfragen im Wissensportal Primo können nicht mehr per RSS abonniert werden.
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Welche vorübergehenden Änderungen gibt es nach der Umstellung?

  • Kassenautomat
    Aufgrund der Systemumstellung ist eine Teilzahlung der Gebühren am Kassenautomat nicht möglich (Teilzahlung bitte per Überweisung). Ist Ihr Konto wegen einer länger zurückliegenden Gebührenschuld gesperrt (25 € / länger als drei Monate), wenden Sie sich nach Bezahlung zur Entsperrung Ihres Kontos bitte an das Leihstellenpersonal: Mo-Fr 9-19 Uhr, Sa 10-18 Uhr.
    Bei Fragen wenden Sie sich bitte an das Leihstellenpersonal.
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Was ändert sich bei der Suche im Wissensportal Primo?

Das Wissensportal Primo ist die Benutzeroberfläche für Alma und damit wie bisher Ihr Sucheinstieg zu unserem Gesamtbestand an Print- und elektronischen Medien, sowie weiteren bibliographischen Daten und Online-Publikationen. Über Primo können Sie sich in Ihrem Bibliothekskonto anmelden, Medien ausleihen, verlängern und vormerken und die PIN für die Ausleihe an den Ausleihautomaten eintragen.

Ab sofort können Sie die Bestände der TU und der UdK Berlin gemeinsam durchsuchen und so die Medien beider Universitätsbibliotheken auf einen Blick finden. Um die Such- und Filtermöglichkeiten für UdK-Bestände in vollem Umfang zu nutzen, empfehlen wir Ihnen direkt im Wissensportal der Künste zu recherchieren.

Neu ist außerdem, dass Sie die Ausleihkonditionen zu Printmedien erst sehen, wenn Sie sich in Ihrem Bibliothekskonto angemeldet haben.

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Was bedeutet das für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der UB?

Die Einführung eines neuen IT-Systems bringt nicht nur den Austausch technischer Komponenten mit sich, sondern auch organisatorische Veränderungen in allen Arbeitsbereichen. Die Umstellung auf neue Arbeitsabläufe kann nur gelingen, wenn alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter viel Zeit und Energie investieren - auch nach dem Wechsel zu Alma.

Die Bibliotheksmitarbeiterinnen und -mitarbeiter müssen sich in das neue System einarbeiten. Wir bitten daher um Verständnis, sollten wir für Ihre Anfragen etwas mehr Zeit benötigen.

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