Was wird eigentlich aus den "alten Akten"? Für Interessenten am "Leben" der Unterlagen nach ihrer Archivierung bietet das Universitätsarchiv auf Nachfrage Führungen an.
Sprechen Sie uns bitte an: universitaetsarchiv(at)ub.tu-berlin.de. Wir freuen uns auf Ihren Besuch!
Alle in der Zentralen Universitätsverwaltung, den Fakultäten, Instituten und sonstigen Einrichtungen entstehenden Unterlagen sind Eigentum der Technischen Universität Berlin und damit des Landes Berlin und müssen nach dem Archivgesetz des Landes Berlin - ArchGB § 4 Abs. 1 (Aussonderung und Anbietung von Archivgut) dem Universitätsarchiv unverändert zur Übernahme angeboten werden. Unter Berücksichtigung der gesetzlichen bzw. der von der anbietenden Stelle festgelegten sonstigen Aufbewahrungsfristen sind diese Unterlagen dem Universitätsarchiv anzubieten, sobald sie für den laufenden Dienstbetrieb nicht mehr benötigt werden, spätestens jedoch 30 Jahre nach ihrer Entstehung.
Unterlagen dürfen grundsätzlich nicht selbständig vernichtet werden.
Anbietung und Übergabe von Unterlagen (s. a. Rundschreiben vom 3. Juli 2009):
Bei einer geplanten Übergabe von >>Unterlagen an das Universitätsarchiv (>>Praktischer Ablauf), sollten Sie sich einige Zeit vorher mit dem Team des Universitätsarchivs in Verbindung setzen. Von uns erhalten Sie das Formular Aussonderungsliste (universitaetsarchiv(at)ub.tu-berlin(dot)de), das allen Beteiligten gleichzeitig als Ablieferungsverzeichnis und Kassationsnachweis dient.
Anhand der aufgeführten Aktentitel bzw. Inhaltsangaben auf der Aussonderungsliste kann das Team des Universitätsarchivs eine erste Bewertungsentscheidung über die >>Archivwürdigkeit der Unterlagen treffen. Danach kann – je nach Umfang der zu übernehmenden Akten – eine >>Bewertung vor Ort erfolgen, um gleich auf der Aussonderungsliste festzuhalten, welche Unterlagen in das Universitätsarchiv übernommen und welche Unterlagen durch Kassation sofort vernichtet werden können. Die von Ihnen und dem Team des Universitätsarchivs bei dieser Bewertung unterzeichnete Aussonderungsliste dient dann für Sie und für das Universitätsarchiv auch als Kassationsnachweis.
Die Übergabe der Unterlagen selbst erfolgt an einem vereinbarten Termin aufgrund der vorliegenden Aussonderungsliste. Nachdem die auf der Aussonderungsliste angegebenen Unterlagen an das Universitätsarchiv übergeben und im Universitätsarchiv vorläufig eingearbeitet wurden, erhalten Sie ein Exemplar der Aussonderungsliste versehen mit einer Zugangsnummer für eventuelle spätere Recherchen zurück, so dass die Aussonderungsliste für Sie und für das Universitätsarchiv neben Ihrer Funktion als Kassationsnachweis auch als Ablieferungsverzeichnis dient.
Beim Ausfüllen der Aussonderungsliste führen Sie bitte die Unterlagen einzeln nummeriert auf (z. B. jeden Ordner oder Hefter, jede Mappe, jedes Foto oder Video usw.). Werden mehrere Listen erstellt, nummerieren Sie diese bitte in gleicher Weise fortlaufend. Füllen Sie bitte die Spalten 1 bis 8 aus (s. Beispiel), und vermerken Sie die für Ihre Unterlagen gültigen Aufbewahrungsfristen in Spalte 6. Vermerken Sie bitte in Spalte 8, welche Unterlagen aus Ihrer Sicht archivwürdig sind.
Unterlagen mit abgelaufenen Aufbewahrungsfristen dürfen nicht vernichtet werden, auch wenn Sie aus Ihrer Sicht nicht archivwürdig sind. Die Vernichtung bedarf immer der Zustimmung des Universitätsarchivs!
Senden Sie die ausgefüllte Aussonderungsliste bitte in elektronischer Form vorab an das Universitätsarchiv.
Beispiel für das Ausfüllen der Aussonderungsliste
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