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Aufbewahrungsfristen

Die Aufbewahrungsfrist kennzeichnet verbindlich den Zeitraum (in Jahren), für den Unterlagen beim Schriftgutproduzenten aufbewahrt werden müssen, da aus rechtlichen oder anderen Gründen ein Rückgriff für Bearbeitungs- oder Verwaltungszwecke notwendig werden kann. Die Aufbewahrungsfrist ist somit ein wichtiges Instrument, um den Wert der Unterlagen für die Verwaltung wiederzugeben.

Die Festlegung der Aufbewahrungsfristen ist Aufgabe der fachlich zuständigen Organisationseinheit, sofern nicht durch Rechts- und Verwaltungsvorschriften schon Aufbewahrungsfristen vorgegeben sind.

Für die Festlegung spielen verschiedene Gesichtspunkte eine Rolle, wobei zwei Gesichtspunkte hervorzuheben sind:

  • Bearbeitungsinteresse
  • Wirtschaftlichkeit

Hilfreich für die Fristenfestlegung kann die Frage nach den verwaltungspraktischen oder rechtlichen Gründen für die Aufbewahrung sein (Wert der Unterlagen für die Aufgabenerfüllung einer Organisationseinheit sowie ihre Nachweispflicht). Die Motive zur Festlegung einer Aufbewahrungspflicht sollen ausgerichtet sein auf die Bedeutung der Unterlagen für die eigene Arbeit (z. B. Erleichterung der Bearbeitung ähnlicher Fälle), auf die Sicherung von Rechten und Pflichten der eigenen Behörde (z. B. gegenüber Dritten, Nachweis von Verantwortlichkeiten) sowie anderer Behörden und auf die Art der Unterlagen.

Die Aufbewahrungsfrist beginnt stets nach Ablauf des Jahres, in dem das letzte Schriftstück eines Vorgangs zu den Akten geschrieben wurde (zdA-Verfügung), d. h. einheitlich am 1. Januar des auf das Bearbeitungsende folgenden Kalenderjahres. Bei Wiederaufnahme der Bearbeitung wird die Frist unterbrochen und beginnt neu mit dem Ende des Jahres der abschließenden Bearbeitung. Die Aufbewahrungsfrist sollte in der Regel nicht länger als 30 Jahre sein.

Die Aufbewahrungsfristen haben außerdem den Zweck, dass die Unterlagen nur so lange wie notwendig aufbewahrt werden und die Entscheidung über den Zeitpunkt des Aussonderns frühzeitig festgelegt wird. Dadurch kann der Aussonderungsprozess soweit wie möglich vereinfacht werden. Die  Festlegung  des Aufbewahrungszeitraums ist für die Verwaltung auch im Sinne einer Rationalisierungsmaßnahme zu begreifen, da für das Aufbewahren von Unterlagen Raum benötigt wird bzw. Kosten verursacht werden. Je stärker also die Schriftgutverwaltung durch geeignete Aussonderungsmaßnahmen dem Nachlassen des Verwaltungswertes Rechnung trägt, desto wirtschaftlicher arbeitet sie und umso übersichtlicher kann sie den aktuellen Aktenbestand verwalten und nachweisen.

Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist - spätestens aber nach 30 Jahren - sind die Unterlagen dem Universitätsarchiv anzubieten.

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